Eine Rechnung als Seriendruck

In den Foren taucht immer wieder die Frage nach der sogenannten Katalogfunktion für den Serienbrief auf.

Nur leider funktioniert diese Katalog-Funktion nicht für eine Rechnung, da diese nur eine Auflistung ohne weiteren Text darstellen kann. Deshalb muß man für eine Rechnung mit dem {NEXT}-Feld arbeiten, was den Nachteil hat, daß man entweder vorher die Datensätze zählen muß, damit man alle darstellen kann, oder aber man fügt gleich mehr Felder ein, als man benötigt. Aber es hilft alles nichts, wenn man eine Rechnung mit der Serienbrief-Funktion von Word erstellen will, muß man das in Kauf nehmen.

Nachfolgend ein Schritt-für-Schritt-Anleitung zu diesem Thema...

Die Vorarbeiten

Aktivieren Sie in Word unter Extras | Optionen, Register Allgemein den Eintrag Konvertierung beim Öffnen bestätigen, damit Sie auch in Excel die richtige Tabelle auswählen können.

Die Datenquelle

Ihre Daten müssen Sie so aufbereiten, daß diese als Datenquelle für den Seriendruck verwendet werden kann. Wir haben eine Excel-Tabelle genommen, obwohl es sich damit nicht vermeiden läßt, die Daten redundant aufzunehmen. Besser wäre es natürlich, eine Access-Abfrage zu verwenden. Da wir aber nicht davon ausgehen, daß jeder Computerbenutzer Access auf dem Rechner hat, haben wir uns für eine Excel-Tabelle entschieden. Bitte achten Sie darauf, daß das Tabellenblatt mit den Rechnungsdaten die erste Tabelle in der Excel-Datei ist.

Unsere Tabelle sieht so aus:

Das Word-Dokument

Haben Sie die Datenquelle erstellt, richten Sie Ihren Brief ein, bzw. verwenden einen vorgefertigten Briefbogen.

Wir arbeiten hier mit der "alten" Funktion des Serienbriefes, weil wir finden, daß sie einfacher anzuwenden ist, und die User seit Jahren daran gewöhnt sind. Diesen "modernen" Schnickschnack, wie zum Beispiel den Adress-Block braucht nun wirklich kein Mensch, weil er sehr fehleranfällig ist, und man keinen Einfluß mehr auf Leerfelder etc. hat. Wie Sie diese "alte" Serienbrief-Funktion wieder herstellen können, erklären wir hier mit Worten (--> Seriendruckmanager wieder aktivieren) und hier als Film (--> Den "alten" Seriendruckmanager wieder einbinden).

Wählen Sie nunmehr Extras | Seriendruck... und dann aus dem Kombinationsfeld den Eintrag Serienbrief....

Als nächstes müssen Sie Word mitteilen, wo die Datenquelle zu finden ist. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche Daten importieren, wählen den Eintrag Datenquelle öffnen und weisen Word den Pfad, wo diese zu finden ist.

Haben Sie unseren unter "Die Vorarbeiten" gegebenen Rat befolgt, zeigt Word Ihnen jetzt dieses Auswahl-Dialogfenster:

Der zweite Eintrag MS Excel-Arbeitsblätter über DDE (*.xls) ist der richtige, da hier auch Beträge und Daten korrekt dargestellt werden. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Klick auf OK.

Im Tabellenauswahl-Dialogfenster wählen Sie den Eintrag Gesamte Tabelle (oder aber den Eintrag mit dem angezeigten Bereichsnamen, sofern Sie einen solchen vergeben haben:

Die Adresse (der Empfänger der Rechnung)

Fügen Sie jetzt die Seriendruckfelder für die Adresse ein:

Die fertige Adresse sieht anschließend so aus:

Die Rechnungsdaten

Platzieren Sie den Cursor an die Stelle, an der Ihre Rechnungsdaten erscheinen sollen und fügen eine fünfspaltige, dreizeilige Tabelle ein. Formatieren Sie diese Tabelle nach Ihren Wünschen mit einer Tabellen-Überschriftenzeile. In der zweiten Zeile fügen Sie die Seriendruckfelder ein, und in der dritten Zeile beginnen Sie mit dem Feld {NEXT}. Drücken Sie hierzu die Tastenkombination Strg + F9 und schreiben NEXT in die geschweifte Klammer. Sofort im Anschluß an das NEXT-Feld fügen Sie das erste Seriendruckfeld (in unserem Fall ArtikelNr) ein und bestücken auch noch die restlichen Tabellenzellen mit den richtigen Seriendruckfeldern. Diese Zeile können Sie nun komplett kopieren und am Ende der Tabelle wieder einfügen. Wir haben zehn Tabellenzeilen für die Daten erstellt.

Am Ende der Tabelle benötigen wir noch die Berechnungsfelder, die über Tabelle | Formel eingefügt werden können. Für die Netto-Summe haben wir die Formel =SUM(E2:E11) benutzt, für die Mehrwertsteuer =B12*16% und für die Brutto-Summe =B12+B13. Sie wundern sich sicher, warum einmal E und die anderen Male B... Wir haben Zellen verbunden und Word zählt einfach von links nach rechts....

Am besten speichern Sie dieses Dokument als Dokumentvorlage (*.dot) ab, dann können Sie immer über Datei | Neu... darauf zugreifen.

Die Auswahl des Rechnungsempfängers

Sie wollen Ihre Rechnung natürlich an den richtigen Empfänger schicken, deshalb müssen wir diesen auch noch auswählen. Klicken Sie hierzu auf das Symbol Seriendruckempfänger der Symbolleiste Seriendruck:

Wählen Sie die Kunden-Nummer des Kunden aus, an den Sie die Rechnung schicken wollen:

Unsere Rechnung soll an den Kunden mit der Kundennummer 1 gehen. Nach der Auswahl zeigt Word auch nur noch alle Datensätze für diesen Kunden an:

Klicken Sie auf OK, um die Rechnung erstellen zu können.

Damit Sie die fertige Rechnung sehen bzw. drucken können, klicken Sie auf das Symbol Druck in Neues Dokument in der Symbolleiste Seriendruck (wir finden diese Vorgehensweise besser, als die direkte Ausgabe auf den Drucker. So hat man doch immer noch die Möglichkeit, das eine oder andere zu berichtigen, bzw. den "Ausdruck" zu wiederholen, falls sich ein Fehler eingeschlichen hat. Es ist streßfreier und spart auch Papier ;-)):

Sie müssen Word noch mitteilen, daß Sie nur den aktuellen Datensatz "drucken" möchten:

Das fertige Dokument (Rechnung)

Und nun ist die Stunde der Wahrheit gekommen... Haben Sie alles richtig gemacht (bzw. wir richtig erklärt), sollte Ihr Dokument so aussehen:

Sicherlich ist der Block mit den Summen ein bißchen weit von den Rechnungseinträgen entfernt, weil wir ja mit mehr Seriendruckfeldern gearbeitet haben, als wir für manche Rechnung benötigen. Wir sehen das aber als nicht so gravierend an, denn meistens sind die Summen am unteren Blattrand...